プライバシーポリシー

第1条（事業者の名称等）

第2条（適用範囲）

本ポリシーは、当事務所の経営コンサルティング業務（BCP策定支援、事業承継支援、補助金活用支援、経営改善・計画策定支援、AI活用支援、セミナー・研修・執筆など）と、当事務所のウェブサイト（okawa-office.com。以下「本サイト」といいます）における個人情報の取扱いに適用します。

当事務所が運営するウェブサービス（BCP-AI）には、各サービスが定めるプライバシーポリシーを適用します。

当事務所の代表者が公的支援機関などの委嘱を受けて行う業務で取り扱う個人情報は、委嘱元の機関が定める規程に従って取り扱います。

第3条（取得する個人情報）

当事務所は、適正な手段により、次の個人情報を取得します。

1. お問い合わせ・ご相談のとき　氏名、会社名・屋号、メールアドレス、電話番号、お問い合わせの種別と内容
2. 業務をお引き受けしたとき　経営者、役員、従業員、後継者候補、取引先のご担当者などの氏名、役職、連絡先、経歴、ならびに業務に必要な範囲でご提供いただく経営・財務・人事などの資料に含まれる個人情報
3. セミナー・研修のとき　参加者の氏名、所属、連絡先、アンケートの回答
4. 名刺交換などのとき　名刺に記載された氏名、所属、役職、連絡先
5. 支援機関などからご紹介を受けたとき　商工会、商工会議所、金融機関、公的支援機関などから、ご本人の同意その他法令に基づいて提供を受ける、相談者の氏名、連絡先、相談内容
6. 本サイトをご覧になったとき　閲覧したページ、日時、参照元、ブラウザや端末の種類などのアクセス情報（第10条）

健康状態などの要配慮個人情報は、原則として取得しません。事業承継の支援などで業務上必要となる場合は、あらかじめご本人の同意を得て取得します。

第4条（利用目的）

当事務所は、取得した個人情報を次の目的の範囲内で利用します。

1. お問い合わせ・ご相談への回答、資料の送付
2. コンサルティング業務の遂行（現状分析、計画書・申請書・報告書の作成、助言、関係機関との連絡調整）
3. 契約の締結・履行、報酬の請求、支払いの確認
4. セミナー・研修の運営、参加者への連絡、アンケートの集計
5. 業務に関連する情報のご案内（ご本人が希望しない場合は停止します）
6. 業務の品質向上のための、個人を特定しない形での分析
7. 法令に基づく対応

あらかじめご本人の同意を得た場合および法令で認められる場合を除き、この範囲を超えて利用しません。利用目的を変更する場合は、変更前と関連性があると合理的に認められる範囲で行い、本サイトで公表します。

第5条（第三者への提供）

当事務所は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ずに個人データを第三者に提供しません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要で、ご本人の同意を得ることが困難な場合
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成のために特に必要で、ご本人の同意を得ることが困難な場合
4. 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を行うことに協力する必要があり、ご本人の同意を得ることで事務の遂行に支障が出るおそれがある場合

補助金の申請、事業承継のマッチング、金融機関や専門家（税理士、弁護士、司法書士など）との連携のように、業務の遂行上、関係先への情報提供が必要となる場合は、提供先と提供する内容をお伝えしたうえで、あらかじめ同意をいただきます。

当事務所は、個人データの共同利用、およびご本人の求めに応じて提供を停止する方式（オプトアウト）による第三者提供を行いません。

第6条（業務の委託と外部サービスの利用）

当事務所は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人データの取扱いを外部の事業者に委託し、または外部のクラウドサービスを利用します。その際は、適切な事業者を選び、必要な監督を行います。

これらのサービスには、日本国外の事業者が提供し、日本国外のサーバーに情報を保存するものが含まれます。当事務所は、当該国の個人情報保護に関する制度を把握したうえで、第7条の安全管理措置を講じます。

生成AIサービスは、入力した内容がAIの学習に利用されない設定または契約のものを使用します。入力する情報は業務に必要な最小限とします。

第7条（安全管理措置）

当事務所は、個人データの漏えい、滅失または毀損を防ぐため、次の措置を講じます。

1. 基本方針と取扱いのルール　本ポリシーを定め、取得、利用、保存、提供、削除・廃棄の各段階の取扱方法を決めています。
2. 組織的措置　個人データを取り扱う者を代表者に限定し、代表者が管理責任者を務めます。漏えいなどが発生した場合は、法令に従い、個人情報保護委員会への報告とご本人への通知を行います。
3. 人的措置　代表者は、個人情報の保護に関する法令とガイドラインの改正を定期的に確認します。業務を外部の専門家と共同で行う場合は、秘密保持の取り決めを交わします。
4. 物理的措置　業務に使用する端末には、画面ロックと記憶装置の暗号化を設定しています。
5. 技術的措置　メールとクラウドサービスには二段階認証を設定しています。OSとソフトウェアを最新の状態に保ち、ウイルス対策を行っています。本サイトとの通信は暗号化（HTTPS）しています。
6. 外的環境の把握　第6条のとおり、日本国外のサーバーに個人データを保存する場合があります。当該国の個人情報保護に関する制度を把握したうえで、安全管理措置を講じます。

第8条（保存期間）

当事務所は、利用目的の達成に必要な期間に限って個人データを保存し、期間が過ぎたものは遅滞なく削除または廃棄します。

契約書、請求書などの取引記録は、税法などの法令が定める期間保存します。

契約で資料の返却や消去の時期を定めた場合は、その定めに従います。

第9条（開示等のご請求）

ご本人またはその代理人は、当事務所が保有するご本人の個人データについて、次の請求ができます。

1. 利用目的の通知
2. 開示（第三者への提供記録の開示を含みます）
3. 内容の訂正、追加または削除
4. 利用の停止または消去
5. 第三者への提供の停止

ご請求は、第14条の窓口へメールまたは郵便でお申し出ください。ご本人であること（代理人の場合は代理権）を確認できる書類の提示をお願いしたうえで、法令に従い遅滞なく対応します。手数料はいただきません。

法令により当事務所が対応の義務を負わない場合、またはご請求に応じられない場合は、その旨と理由をお知らせします。

第10条（アクセス解析とCookie）

本サイトでは、利用状況を把握して内容を改善するため、ホスティング事業者が提供するアクセス解析ツール（Umami）を使用しています。取得するのは、閲覧したページ、日時、参照元、ブラウザや端末の種類などの情報で、氏名やメールアドレスと結び付けて個人を特定することはありません。

本サイトは、広告の配信や行動の追跡を目的とするCookieを使用していません。

第11条（外部サイトへのリンク）

本サイトからリンクする外部のウェブサイトにおける個人情報の取扱いについて、当事務所は責任を負いません。リンク先のプライバシーポリシーをご確認ください。

第12条（秘密の保持）

当事務所は、個人情報に限らず、業務を通じて知り得たお客様の経営上の秘密を、正当な理由なく他に漏らしたり、業務以外の目的に利用したりしません。業務終了後も同様とします。お客様と秘密保持契約を結んだ場合は、その契約の定めを優先します。

第13条（本ポリシーの改定）

当事務所は、法令の改正や業務内容の変更に応じて、本ポリシーを改定することがあります。改定後のポリシーは、本サイトに掲載した時点から適用します。重要な変更は、本サイトでお知らせします。

第14条（お問い合わせ・苦情の窓口）

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、ご請求、苦情は、次の窓口で受け付けます。

当事務所は、認定個人情報保護団体に加入していません。